¿Adiós al papel?

Cambio fundamental en la expedición y presentación de partes y solicitudes notariales que contengan actos inscribibles.

Resolución 169-2023-SUNARP/SN del 19 de octubre de 2023:

A partir del 2 de noviembre de 2023, los partes y solicitudes notariales que contengan actos inscribibles en los registros jurídicos deberán expedirse con firma digital y ser presentados mediante el Sistema de Intermediación Digital de la SUNARP (SID-SUNARP). Las oficinas registrales no admitirán, bajo responsabilidad, la presentación de dichos documentos en soporte papel.

Esta disposición es obligatoria para todos los notarios en el territorio nacional cuando expidan partes y solicitudes notariales. No es aplicable a cónsules (cuando expidan traslados instrumentales u otorguen instrumentos fuera del país), ni al Archivo General de la Nación, Archivos Departamentales o Colegios de Notarios (cuando expidan traslados instrumentales que correspondan al acervo documentario de un notario cesado).

En el caso de instrumentos públicos extraprotocolares con mérito para inscripción registral la presentación mediante SID-SUNARP es facultativa.

De forma excepcional se podrá presentar partes y solicitudes notariales en soporte papel mediante el diario cuando así lo autorice la Unidad Registral o el responsable de la oficina competente ante supuestos de caso fortuito o fuerza mayor que impidan la presentación electrónica por más de dos horas (limitaciones de conectividad, incidentes tecnológicos, etc.), hasta que se solucione el inconveniente. En tal caso, la presentación física no será objeto de calificación registral en cuanto a la autorización efectuada, sin perjuicio de evaluar el cumplimiento de ciertos presupuestos.

COMENTARIOS DEL AUTOR:

La Resolución 169-2023-SUNARP/SN representa un cambio positivo en el sistema. La presentación electrónica obligatoria de partes y solicitudes notariales mediante SID-SUNARP ofrece diversos beneficios: fortalece la seguridad jurídica (previene la falsificación documentaria), dinamiza el tráfico jurídico de bienes (mayor rapidez en el trámite notarial y registral), garantiza una mayor sostenibilidad ambiental (eliminar el uso de papel permite conservar recursos naturales y reducir la contaminación) y contribuye a la simplificación administrativa (estandariza supuestos de presentación electrónica, elimina la intermediación y reduce actividades internas de la entidad relacionadas a la gestión documentaria).

Esta modificación permitirá a la SUNARP brindar un mejor servicio al administrado. Facilitará la entrega de certificados literales de títulos archivados expedidos mediante agente automatizado y posibilitará implementar en un futuro cercano la visualización gratuita de títulos archivados mediante alguna nueva plataforma virtual o incorporando nuevas funciones a plataformas ya existentes como Síguelo o Conoce Aquí.

Por otra parte, queda pendiente adecuar o derogar las normas que estaban diseñadas para un sistema con soporte papel como el artículo 33 del TUO del Reglamento General de los Registros Públicos en relación a la calificación registral de “títulos en custodia”. Si ya no será posible retirar físicamente documentos que conforman el título ¿resultará justificado mantener la limitación temporal de seis meses en caso de títulos anteriores tachados por caducidad? ¿se establecerá un plazo para el alojamiento digital de documentos que justifique una limitación temporal?

En los casos de tacha por falsedad documentaria, el artículo 36 del TUO del Reglamento General de los Registros Públicos señala que el registrador mantendrá el título original en custodia (física) mientras se encuentre vigente el asiento de presentación.

Situación similar se presenta en el último párrafo del artículo 162 del TUO del Reglamento General de los Registros Públicos que señala que se debe poner a disposición del interesado (para eventual retiro físico) los documentos integrantes del título que se mantendrá vigente a efectos de anotar la demanda contencioso administrativa que eventualmente se interponga ¿será posible retirar documentos presentados de forma electrónica? ¿será necesario conservar una copia autenticada por fedatario hasta que se produzca la caducidad del asiento?

Luego del 2 de noviembre de 2023, las normas diseñadas para la presentación física aún serán perfectamente aplicables a los títulos conformados por instrumentos públicos extraprotocolares con mérito para inscripción registral (que no hayan sido presentados mediante SID-SUNARP). Empero, dado el nuevo contexto se deberá reevaluar la pertinencia de estas.

Finalmente, debo advertir que un sector de la población mira con recelo esta modificación pues considera que la obligatoriedad de la presentación electrónica de partes y solicitudes notariales conllevará a un aumento injustificado en las tarifas de los servicios notariales. En tal escenario, al igual que en cualquier otro servicio prestado por privados, regirán las reglas del libre mercado. En virtud de la amplia gama de opciones de servicio disponibles, siempre existirá una notaría adecuada para satisfacer las distintas capacidades económicas de los usuarios.